会议（1/2）

    会议

    ■ 对会议的贬低

    《血腥的会议》，一部著名的培训影片，演奏着一曲我们熟悉的旋律。当你想像任一组织内有多少委员会存在并举行多少会议时，你会感觉不可思议，难以想像竟无人愿意为会议讲句好话。

    据说委员会是由庸才指定的由不称职者组成去做一些无聊的事，他们指鹿为马，组织混乱，会议无聊的经历足以让很多人相信这些冷嘲热讽很符合事实。

    ■ 会议犯了什么错？

    会议之所以受到批评，是因为：

    ·浪费时间——一大堆人喋喋不休，长篇大论。

    ·不能作出决断，拖沓迟缓，令人恼火，沮丧——会议纵容了优柔寡断，拖拖拉拉。

    ·由一些个性鲜明的家伙把持。

    ·提出水准最低的推荐意见。

    ·鼓励了靠游说和施压使既得利益占优势的政治决定。

    ·分散责任。

    ·资金、时间的成本昂贵。

    ·局限在琐事上，目光短浅，不去关注大事。诺斯科特·帕金森（northcote parkinson）引用了一个委员会为例：花十分钟批准一项一百万英镑的投资工程；花两小时争论一个价值八百英镑的新自行车库。

    ■ 会议的正面作用何在？

    会议由于组织不当会引起类似的批评。会议引发的批评大多是针对其弊端的。一个在适当的时机为正当理由而精心组织的会议能带来一些好处：·确保所有参加者能对重要事件加以考虑。

    ·澄清认识，因为成员可以在其他人面前申辩自己的立场。

    ·保证不同的意见待以公开，不搞一言堂。

    ·充当信息交换的媒介。

    ·召集大家在一起以节省时间。

    ·促进协调。

    ·造就个人独立作业时体会不到的团结精神——协作的过程，整体强于部分之和。要保证会议成功还要确保以下三点：·要选择适当时机

    ·要有一个优秀的主席

    ·成员能够积极参与

    ■ 有关会议的正确与错误作法

    正确作法错误作法１.如果个人难以搜集信息，作出判断，开会解决。１.个人可以作好还要开会。２.有必要在同一时间同一地点集中持有不同观点的人时，才成立委员会。２.如果你要明确的责任，还建立一个委员会。

    ３.委派一名主席以控制会议，求得最优解决。３.用一个委员会来协调处理一切。

    ４.委员会集中具有不同背景的人以提供建议４.如果需要快速行动时，还召开会议。５.明确委员会职责，他们要做什么，他们有什么权力。〖〗５.指定一个过于庞大的委员会——十人以上就显得笨重不堪了。正确作法错误作法６.明确要求何时递交讨论报告。７.在最有利于发挥会议效用时才开会——审议或发展政策，协调决议，保说为所有与程序相关的组织行动提供信息和咨询。６.举行多余的会议——每月的第一个周五定期开会也许不错，但只